Hubungan Antara Administrasi, Organisasi, dan Manajemen

Hari mulyadi 05 October 2017

Kalau kita mengikuti warta berita melalui radio atau televisi, kita dihadapkan kepada peristiwa yang menyenangkan atau menyedihkan hati. Peristiwa yang menyenangkan umpamanya bagaimana orang Jepang dan Perancis telah menikmati teknologi modern seperti naik kereta api tercepat di dunia yang dapat mempersingkat jarak antara kota. Peristiwa yang menyedihkan umpamanya bagaimana seramnya perang di Irak, Afganistan, Palestina dan lain sebagainya. Dalam peristiwa yang menyenangkan tergambar di pikiran kita suatu tingkat kemakmuran yang telah dicapai oleh suatu negara yang sejahtera, sedangkan pada peristiwa yang menyedihkan tergambar suatu tingkat kesengsaraan yang diderita suatu bangsa.
Setelah melihat contoh-contoh peristiwa tersebut di atas, tentu timbul pertanyaan dalam hati kita, mengapa suatu negara dapat meningkatkan kemakmuran bangsanya, sedangkan di pihak lain menyengsarakan bangsanya? Dalam menjawab pertanyaan ini mungkin banyak sebab dan alasan yang dapat dikemukakan, antara lain faktor politik, ekonomi, sosial, budaya, dan lain-lain. Jepang sesudah Perang Dunia II umpamanya, hancur dan menderita baik secara material maupun secara moral. Dengan bertekadkan kerja keras dan disiplin yang kuat maka bangsa Jepang dalam waktu yang relatif singkat dapat membangun ekonomi negaranya sehingga dengan demikian pembangunan politik, sosial, dan budayanya juga dapat ditingkatkan. Berhasilnya Jepang menjadi negara yang maju dan menyamai negara Barat didukung pula oleh faktor politik yang relatif stabil serta sifat masyarakatnya yang suka kerja keras dan disiplin. Sebaliknya, Irak, Afganistan, dan Palestina telah menjadi neraka dunia karena pertentangan ideologi politik yang berkembang menjadi perang terbuka dan berkepanjangan. Masyarakat akan lebih banyak memikirkan bagaimana menyelamatkan nyawa dan harta bendanya, antara lain dengan pergi mengungsi. Akibatnya sektor-sektor produksi akan terhenti bekerja dan 1.4 Organisasi dan Manajemen
sekolah-sekolah ditutup sehingga baik sektor ekonomi maupun sosial negara tersebut lumpuh.
Tetapi di balik semua itu, pernahkah terpikir oleh kita apa yang menjadi penyebab utama mengapa suatu bangsa bertambah makmur atau bertambah sengsara? Kalau kita telusuri secara mendalam di mana sumber penyebabnya maka kita akan datang kepada suatu pertanyaan lagi yaitu siapa yang mengelola negara itu dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan pengelolaan dan ke arah mana negara ini akan dihadapkan. Jawabannya adalah yang mengelola dan mengarahkan suatu organisasi negara ini adalah seorang administrator, seperti presiden, gubernur, bupati, walikota, camat, dan lurah. Di universitas/institut administrator disebut rektor, di fakultas disebut dekan. Di perusahaan dikenal sebutan seperti presiden direktur utama, direktur, dan manajer. Jadi, administrator sangat besar peranannya karena dialah yang bertanggung jawab atas seluruh pengarahan jalannya organisasi apakah dapat berhasil meningkatkan kemakmuran atau meningkatkan kesengsaraan. Dengan perkataan lain, tugas seorang administrator adalah melakukan administrasi, yaitu serangkaian kegiatan (aktivitas) penyelenggaraan atau pelayanan untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu, administrasi penting sekali peranannya baik dalam organisasi negara maupun dalam organisasi niaga. Untuk memahami organisasi dan manajemen maka terlebih dahulu harus dipahami apa yang dimaksud dengan administrasi.
B. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Kata administrasi berasal dari kata ad dan ministro (Latin). Dalam bahasa Inggris ad = to, ministro = minister yang berarti ”melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974).
Definisi yang sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditetapkan.
Proses adalah kegiatan yang terjadi secara beruntun dan susul-menyusul, artinya selesai yang satu harus diikuti yang lain sampai titik akhir.
Teratur maksudnya ialah bahwa kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan tersebut harus dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan.
Diatur maksudnya ialah bahwa seluruh kegiatan itu harus disusun, disesuaikan satu sama lainnya supaya terdapat keharmonisan dan keseimbangan tugas.
Dalam pengertian tersebut di atas, administrasi lebih ditekankan pada proses kegiatan penyelenggaraan. Sebagai proses kegiatan, administrasi dapat dilakukan oleh siapa saja. Contoh: Si A bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan keluarganya. Pertama-tama ia merencanakan membuka toko kecil di pinggir jalan, barang apa yang akan dijual dan dari mana modal diperoleh. Kalau perencanaan ini sudah matang maka mulailah ia membangun tokonya, lalu membeli barang-barang yang akan mengisi toko serta peralatannya, mengatur keluar masuknya uang, serta melayani orang-orang yang berbelanja, dan sekaligus pula mengawasi barang-barangnya. Semua tindakan si A dalam mengelola toko kecil ini disebut tindakan seorang administrator.
ORGANISASI DAN MANAJEMEN SEBAGAI FENOMENA MASYARAKAT
Sebenarnya sejak dalam kandungan secara tidak langsung manusia telah diperkenalkan dengan organisasi dan manajemen. Umpamanya betapa orang tua seorang anak secara berkala berurusan dengan dukun, bidan, atau dokter untuk memeriksakan dirinya. Betapa pula dukun, bidan atau dokter mengarahkan orang tua tersebut dalam memelihara kesehatannya supaya si anak yang dalam kandungan dapat dilahirkan dengan selamat dan sehat. Apalagi kalau sudah mendekati kelahirannya, bagaimana orang-orang di sekelilingnya disibukkan dengan berbagai-bagai tugas dalam menyambut kelahirannya itu. Kalau sudah lahir mau tak mau dia langsung memasuki organisasi yang disebut famili atau keluarga.
Dari contoh-contoh tersebut dapat dijelaskan bahwa manusia dilahirkan ke dunia dengan kodrat serba kekurangan dalam arti bahwa dia tidak dapat memenuhi kebutuhannya kalau tidak ada yang menolong. Dia tidak akan dapat minum atau makan kalau tidak diberi minum atau makan oleh orang tuanya. Senjatanya adalah tangis saja; dengan senjata inilah dia memberitahukan apa yang diinginkan dari orang lain. Walaupun manusia sudah dewasa atau sudah dapat berdiri sendiri, tetapi dalam memenuhi kebutuhan hidupnya dia masih memerlukan kerja sama dan tolong-menolong dengan orang lain atau berorganisasi. Dalam organisasi orang dapat menyempurnakan kekurangan-kekurangan yang dimilikinya. Ada kecenderungan bahwa makin banyak keperluan yang harus dipenuhi makin banyak pula ia harus memasuki organisasi. Oleh sebab itu, akhirnya hampir seluruh kehidupannya di mana pun ia berada akan diresapi, diarahkan, dan dikendalikan oleh organisasi. Dengan demikian, organisasi dan manajemen akan dijumpai atau ada di segala bidang kehidupan manusia di mana pun juga ia berada. Organisasi dan Manajemen telah menjadi bagian dari fenomena masyarakat. 1.8 Organisasi dan Manajemen
PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi dapat diartikan bermacam-macam tergantung dari arah mana kita memandangnya. Teori Klasik memandang organisasi itu sebagai suatu wujud. Sedangkan Teori Sistem memandang organisasi sebagai suatu proses.
Kalau kita memandang dari segi wujud maka organisasi adalah kerja sama orang-orang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang di ingini. Contoh: seorang bapak mengajak anaknya mengangkat sebuah meja ke pinggir jalan untuk tempat berjualan. Dari contoh ini kita sudah melihat adanya suatu organisasi.
Walaupun bentuk organisasi ini masih sederhana, tetapi telah terlihat adanya ciri-ciri organisasi, yang sekurang-kurangnya harus ada untuk setiap organisasi mana pun juga. Ciri-ciri tersebut ialah:
1. ada orang-orang, dalam arti lebih dari satu orang (bapak dan anaknya)
2. ada kerja sama (mengangkat sebuah meja)
3. ada tujuan (untuk berjualan)
Dalam bentuk sederhana ini, organisasi belum memerlukan pengaturan yang rapi. Walaupun demikian, dalam contoh tersebut di atas telah terlihat adanya orang yang mengarahkan (bapak) dan orang yang diarahkan (anak).
Sehubungan dengan pengertian organisasi tersebut di atas maka beberapa orang ahli mendefinisikan organisasi sebagai berikut.
1. Malinowski (1961), mendefinisikan organisasi sebagai ”suatu kelompok orang yang bersatu dalam tugas-tugas atau tugas umum, terikat pada lingkungan tertentu, menggunakan alat teknologi dan patuh pada peraturan”. Walaupun Malinowski tidak menyebutkan untuk apa berorganisasi, tetapi dapat disimpulkan bahwa kelompok orang yang bekerja sama itu adalah untuk mencapai tujuan yang di ingini.
2. James D. Mooney (1937), mengatakan bahwa ”organisasi timbul bilamana orang-orang bergabung dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama”.
3. Begitu pula Chester I. Barnard (1938), berpendapat bahwa “organisasi ada bila orang-orang berhubungan satu sama lain, mau menyumbangkan kegiatan-kegiatan atau bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”.  ADPU4217/MODUL 1 1.9
4. Terakhir Henry L. Sick (1999), memandang organisasi sebagai suatu kesatuan hubungan yang resmi untuk mencapai tujuan-tujuan.
Di dalam tiga pengertian terakhir di atas, ahli-ahli tersebut tidak menyebutkan bahwa dalam bekerjasama itu orang-orang perlu diperlengkapi dengan alat-alat dana dan teknologi, dan bahwa orang terikat pada lingkungan dan peraturan tertentu, sehingga dengan demikian mereka diharapkan dapat dengan sukses mencapai sasaran dan tujuan. Oleh sebab itu untuk melengkapi pandangan kita terhadap pengertian organisasi dalam dinamikanya ini maka organisasi dapat disimpulkan sebagai ”kerja sama orang-orang atau sekelompok orang dengan menggunakan dana, alat-alat dan teknologi, serta mau terikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarah pada pencapaian tujuan yang di ingini.”
Kalau organisasi sudah besar yaitu orang-orang yang bekerjasama telah banyak dan tujuan yang akan dicapai telah luas maka timbullah hubungan kerja yang ruwet atau kompleks antara sesama orang yang menunaikan tugas dalam organisasi tersebut. Contoh organisasi yang sudah besar dan kompleks, misalnya organisasi universitas, rumah sakit, partai politik, kelurahan, perusahaan penerbangan, perusahaan dagang, dan Koperasi Unit Desa (KUD).
Bilamana organisasi telah kompleks maka diperlukan suatu pengaturan yang rapi terhadap orang-orang yang bekerjasama dalam suatu wadah tertentu. Dalam hal ini organisasi dapat dipandang sebagai suatu wadah atau tempat orang bekerjasama melakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Sesuai dengan tugas yang dilakukan anggotanya maka organisasi diatur secara jelas batas-batas tugas dan strukturnya. Struktur adalah suatu rangka yang menunjukkan setiap tugas orang di dalam organisasi sehingga jelas batas-batasnya, hubungannya, wewenang, dan tanggung jawabnya dalam usaha mencapai tujuan yang di ingini. Contoh: organisasi dalam suatu wadah umpamanya organisasi universitas. Dalam menjalankan tugasnya, rektor dibantu oleh tiga orang wakil rektor, yaitu Pembantu Rektor I (Wakil Rektor I), II dan III. Di bawah rektor ada dekan fakultas sebanyak fakultas yang ada di suatu universitas, ketua lembaga penelitian, ketua lembaga pengabdian pada masyarakat, kepala unit pelaksana teknis, seperti perpustakaan dan komputer. Sebagai unit pelayanan, rektor didampingi pula oleh kepala biro 1.10 Organisasi dan Manajemen
administrasi umum dan kepala biro administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Rektor sebagai pimpinan universitas bertugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada di bawah lingkungan universitas. Pembantu Rektor (PR) I atau Wakil Rektor I bertugas mewakili rektor dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan universitas. Pembantu Rektor II atau Wakil Rektor II bertugas mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum. Pembantu Rektor III atau Wakil Rektor III bertugas mewakili rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di pendidikan yang bersifat kurikuler. Dekan fakultas bertugas memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan pembinaan civitas akademika di lingkungan fakultasnya masing-masing. Lembaga penelitian bertugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta melaksanakan penelitian. Lembaga pengabdian pada masyarakat bertugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan serta usaha-usaha universitas dalam pengabdiannya kepada masyarakat. Biro administrasi umum melaksanakan pelayanan dalam bidang administrasi umum, seperti keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan dan peralatan, dan sebagainya terhadap semua unsur di lingkungan universitas. Unit pelaksana teknis, seperti perpustakaan dan komputer mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis pelaksanaan tugas pokok universitas di bidang masing-masing, seperti perpustakaan dan komputer. Biro administrasi akademik dan kemahasiswaan bertugas memberikan pelayanan di bidang akademik dan kemahasiswaan.


The More You Share, The More You Earn

Share Artikelmu Tentang HR
Dapatkan Reward Ekslusif

Gratis sampai kapanpun

Rekomendasi Untuk Anda