Metodologi Outsourcing

Hari mulyadi 05 October 2017

LANGKAH PELAKSANAAN OUTSOURCING
Bagi perusahaan yang baru pertama kali akan melakukan
outsourcing,
pertanyaan pokok yang diajukan adalah apa yang pertama-tama harus dilakukan dan langkah-langkah apa yang selanjutnya perlu dikerjakan agar
outsourcing
dapat berjalan dengan lancar dan berhasil. Maurice E.Greaver II menyediakan 7 langkah pokok yang perlu dilakukan sebagai berikut ini.

Perencanaan
outsourcing.

Pemilihan strategi.

Analisis biaya.

Pemilihan pemberi jasa.

Tahap negosiasi.

Transisi sumber daya.

Pengelolaan hubungan.Langkah-langkah ini dilakukan sesudah ada keputusan untuk melakukan
outsourcing
. Langkah-langkah ini tentu saja bukan suatu ketentuan yang mutlak harus dilakukan tetapi sekadar pedoman yang dapat digunakan secara kurang lebih berurutan yang dikumpulkan dari hasil survei pelaksanaan di sejumlah perusahaan yang melakukan
outsourcing
. Dalam pelaksanaan tentu saja perlu disesuaikan dengan kondisi dan jenis perusahaan yang akan melakukan
outsourcing
tersebut. Tidak hanya itu, karena dalam banyak hal, langkah-langkah tersebut justru perlu dilakukan secara bersamaan atau paralel. Fleksibilitas semacam ini diperlukan karena berbagai hal antara lain sebagai berikut.

Dalam proses pelaksanaan selalu terjadi proses belajar, pengujian, penyesuaian terus-menerus. Untuk itu sering kali diperlukan penyesuaian seperlunya, sehingga urutan langkah tidak boleh terlalu kaku dilaksanakan.

Pelaksanaan secara paralel akan lebih mempercepat proses secara keseluruhan, sejak keputusan apakah jadi atau tidak jadi melaksanakan
outsourcing.
Percepatan proyek selalu sangat baik karena penundaan keputusan sering kali membuat orang frustasi
dan dapat menghentikan proyek tersebut sebelum diputuskan.

ERENCANAAN OUTSOURCING
Perencanaan
outsourcing
terdiri dari menentuan objektif, pembentukan tim, perencanaan jadwal kegiatan dan perencanaan waktu kegiatan, pemilihan konsultan apabila diperlukan dan sebagainya, pokoknya sekitar manajemen
outsourcing.
Manajemen Proyek
Beberapa kegiatan manajemen proyek yang dapat dipersiapkan dalam tahap ini antara lain ialah 1) penilaian risiko, 2) penerimaan dan dukungan manajemen, 3) antisipasi penolakan, 4) pemberitahuan rencana, dan 5) pemilihan pimpinan proyek.

Penilaian risiko.

Dalam melakukan suatu proyek apapun selalu ada risiko yang perlu dihadapi dan ditanggung. Demikian pula dalam melaksanakan proyek
outsourcing.
Risiko dalam hal ini umumnya menyangkut 3 hal yaitu risiko yang berlaku untuk semua proyek, risiko umum yang biasanya muncul dalam setiap usaha
outsourcing
dan risiko khusus yang dapat muncul pada organisasi, orang, usaha dan pemberi jasa.

Risiko yang selalu terjadi pada setiap proyek adalah gagalnya proyek, terlambatnya proyek, kekurangan sumber dana dan sebagainya.

Risiko umum yang biasanya dihadapi dalam melaksanakan
outsourcing
misalnya resiko melenceng dari desain, risiko yang berhubungan dengan gagalnya pengelolaan proyek, risiko yang berhubungan dengan kinerja pemberi layanan dan sebagainya.

Risko khusus tidak mungkin dibahas di sini karena jenisnya sangat beragam dana banyak tergantung dari situasi masing-masing perusahaan dan lingkungan.

Penerimaan dan dukungan manajemen.

Karena
outsourcing
adalah tindakan yang cukup strategis dan menyangkut banyak perubahan dan mengandung risiko maupun harapan besar, maka dukungan manajemen harus jelas-jelas diperoleh tanpa ragu-ragu.

Bentuk-betuk nyata dari dukungan manajemen tersebut antara lain berupa menyatakan secara terbuka dan formal mengenai dukungan proyek
outsourcing
, menjelaskan arti pentingnya
outsourcing
bagi pencapaian tujuan perusahaan, menugaskan manajer senior dalam proyek dimaksud, menyediakan waktu
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJITHALAMAN 2 DARI 13

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013


untuk mendengarkan perencanaan dan laporan pelaksanaanya, secara periodik menyatakan kembali dukungannya secara terbuka dalam berbagai cara.

Pada tahun 1997, survei yang dilakukan oleh
Chief Executive Magazine
dan
Andersen Consulting
terhadap 382 responden setingkat CEO mendapatkan jawaban siapa yang patut memberikan dukungan pada proyek
outsourcing
ini, yaitu :
Senior management/CIO 51%CEO 30%CFO 7% Middle management 8%Other 4%Total 100%


Antisipasi penolakan.

Outsourcing
adalah suatu perubahan bahkan suatu perubahan besar dalam perusahaan. Perubahan ini menyangkut cara kerja, tata kerja, tata hubungan, organisasi, lini tanggung jawab, budaya kerja dan sebagainya.

Setiap perubahan tentu mendapatkan pertentangan dan penolakan dari para karyawan betatapun kecilnya. Ini adalah sifat manusia jadi cukup wajar. Namun tetap harus diantisipasi dan dikelola dengan baik, sehingga penolakan dapat dirubah menjadi dukungan dan bahkan komitmen.

Oleh karena itu setiap proyek
outsourcing
tentu mendapatkan penolakan dari sementara atau sekelompok karyawan. Untuk itu diperlukan
change management
dan tim proyek perlu mengetahui dan mempersiapkan hal ini.

Pemberitahuan kepada karyawan.

Pemberitahuan rencana
outsourcing
haruslah disampaikan kepada para karyawan, terlebih lagi karyawan yang akan terkena dampaknya terlebih dahulu sebelum dilakukan langkah-langkah lain seperti pemilihan pimpinan anggota tim proyek dan sebagainya. Hal ini untuk mencegah timbulnya desas-desus sebelumnya mengenai apa yang terjadi.

Desas desus yang tidak jelas biasanya mengakibatkan penolakan terlebih dahulu dari para karyawan dan kalau ini sempat terjadi, lebih sulit untuk mengembalikan atau membaliknya. Oleh karena itu, waktu pemberitahuan tersebut penting sekali. Pemberitahuan meliputi apa yang dimaksud dengan
outsourcing
, apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang, dampak apa yang diharapkan, rencana jadwal pelaksanaan, hal-hal apa yang diharapkan perusahaan dari para karyawan, dan sebagainya. Pemberitahuan yang tepat waktu, cukup dan jelas akan membantu mengurangi penolakan para karyawan.

Pemberitahuan kepada karyawan ini tidak hanya pada waktu perencanaan saja, tetapi pada setiap langkah yang penting pada waktu yang tepat. Langkah-langkah penting yang dimaksud misalnya :

Pada waktu tim yang diserahi tugas proyek
outsourcing
sudah dibentuk.

Pada waktu proyek
outsourcing
sudah betul-betul mulai.

Pada setiap permulaan dan pengakhiran tahapan
outsourcing.

Pada waktu sudah tampak keuntungan yang nyata walaupun sedikit.

Pemilihan pimpinan proyek.

Pemilihan pimpinan proyek
outsourcing
merupakan langkah yang sangat penting karena sangat mempengaruhi berhasil tidaknya proyek tersebut. Pimpinan proyek haruslah betul-betul menguasai hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya, mampu mengkomunikasikan dengan anggota tim dan seluruh karyawan maupun dengan pimpinan perusahaan.

Beberapa karakteristik dan ketrampilan yang perlu dipenuhi oleh pimpinan proyek seperti ini antara lain ialah :

Mempunyai pengalaman dalam memimpin proyek lain dengan berhasil

Mempunyai kemampuan menggalang konsensus dan kerja sama.

Mempunyai pengetahuan mendalam mengenai maksud, metoda, jenis, keuntungan, dan sebagainya mengenai
outsourcing.

Menguasai kultur organisasi dan mampu melakukan dan melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.

Kemampuan kuat dalam mengambil keputusan dan mengatasi kesulitan.

Berkemampuan kuat dalam melakukan komunikasi dan presentasi.

Mampu berfikir secara obyektif dalam mengatasi tekanan-tekanan mereka yang kurang mengetujui
outsourcing
.
Mempunyai orientasi hasil dan sadar akan risiko.

Semua karakteristik dan persyaratan tersebut mungkin dapat disingkat menjadi satu kata saja yaitu kualifikasi seorang ‘pemimpin.’

Pemilihan anggota tim.

Sesudah pimpinan tim proyek dipilih, maka selanjutnya perlu ditunjuk anggota-anggota tim. Pemilihan anggota tim tidak kalah pentingnya dengan pemilihan pimpinan tim, dengan alasan yang sama.

Persyaratan anggota tim hampir sama dengan pimpinan tim, yaitu antara lain :

Mempunyai motivasi kuat untuk berpartisipasi.

Mempunyai catatan yang baik dalam kemampuan menyelesaikan tugas.

Mempunyai kemampuan komunikasi yang kuat.

Mempunyai kemampuan berfikir secara jernih, obyektif dan strategis.

Mempunyai pengalaman juga di luar organisasi perusahaan.

Memahami secara cukup mengenai konsep
outsourcing.
Memilih Konsultan Luar
Dalam alam spesialisasi dan kompetisi yang begitu luas dan ketat dan dalam merencanakan suatu proyek baru, banyak hal tidak diketahui atau tidak diketahui sepenuhnya oleh suatu perusahaan. Oleh karena itu seringkali diperlukan nasihat atau konsultasi, lebih-lebih nasihat dan konsultasi dari pihak luar yang lebih ahli dan lebih berpengalaman. Para penasihat dan konsultan tersebut diperlukan bukan saja untuk mengambil keputusan-keputusan penting, tetapi juga dalam hal-hal praktis seperti melakukan pelatihan, penelitian aspek hukum, mengatasi keberatan dan tentangan dan sebagainya.

Ketutuhan umum.

Kebutuhan khusus.

Peran para konsultan.

Kepentingan pelatihan.

Kemampuan konsultan yang diperlukan.

Kebutuhan para ahli hukum.

Spesialis lain yang diperlukan.

Mengatasi resistensi.
PEMILIHAN STRATEGI
Kegiatan pemilihan strategi ini merupakan kegiatan yang sangat penting, karena pemilihan strategi yang keliru dapat menimbulkan kegagalan atau sekurang-kurangnya ketidak lancaran dalam melakukan
outsourcing,
tetapi juga berlaku sebaliknya, yaitu bahwa pemilihan strategi yang tepat dapat memperlancar suksesnya proses
outsourcing.
Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan dalam pemilihan strategi ialah antara lain : memilih struktur organisasi, menentukan kompetensi utama, melakukan restrukturisasi dan pemaduan.

The More You Share, The More You Earn

Share Artikelmu Tentang HR
Dapatkan Reward Ekslusif

Gratis sampai kapanpun

Rekomendasi Untuk Anda